GIDC pour Gestion Intégrée des Documents et des Connaissances. Le pendant anglophone de ce domaine est moins bavard et s’intitule Knowledge Management. Pourquoi ne pas utiliser alors la traduction littérale “Gestion des Connaissances” ? En effet, cette traduction existe mais notre sentiment est qu’elle reste trop floue.
Et quelle différence avec “Gestion Intégrée des documents et des connaissances” alors ? Chacun de ces termes a pour nous un sens précis, interdépendant avec le reste de la proposition.
Documents : Nous désignons par ce terme l’ensemble des actifs électroniques et papiers véhiculant les données et informations à valeur ajoutée pour les ressources d’une entreprise. Procédures, manuels, matériel de formation, biens livrables, en bref tout ce qui peut être sous forme écrite, audio, vidéo, électronique ou papier, et dont le contenu influence directement la manière dont un collaborateur fera son travail et déroulera les activités prévues par le processus d’affaire sur lequel il est impliqué.
Connaissances : Tout simplement, les compétences et l’expertise de chaque personne, celles qui quittent l’entreprise tous les soirs car elles n’existent nul part ailleurs que dans son cerveau ! Tous les soirs, une entreprise traditionnelle perd 80% de son expertise, pour ne la retrouver que le lendemain. Certaines ressources d’une entreprise sont mêmes les seules expertes dans leur domaine, et leurs savoirs sont indispensables à leurs collaborateurs. Si ces ressources décident de ne pas se présenter au travail, comment réparer telle machine, comment finaliser la signature du contrat ABC ? Quelle est la stratégie de négociation à adopter avec les fournisseurs X et Y ? Une entreprise mettant en oeuvre une stratégie de GIDC verra ce 80% diminuer au fil du temps, ou plutôt, mieux réparti à travers ses collaborateurs.
Gestion intégrée : Comment lier les documents et les connaissances ? Que les connaissances puissent être retranscrites au sein de documents, et que ces documents permettent à d’autres d’apprendre, de se former, et de gagner en compétences ? Ces processus de transfert sont tout à fait existants au sein des entreprises, toutefois il faut les améliorer, et les intégrer intelligemment aux processus d’affaires déjà existants.
La GIDC selon nous ne signifie pas nécessairement faire plus de travail, mais améliorer le travail actuel pour qu’il cotribue au partage de connaissances, à l’enrichissement d’une mémoire corporative, et au gain en productivité.
