Gestion de l’information « Blogue de gp3 Groupe conseil

Depuis le 8 juin 2010, la Commission administrative des régimes de retraite et d’assurances (CARRA) dispose d’un espace web supplémentaire : le Cahier des normes. Il s’agit d’un vaste espace d’information structurée et organisée, documentant sous forme de pages web l’ensemble des règles et normes régissant les régimes de retraite qu’elle administre.

gp3 Groupe conseil est intervenu à titre d’expert SharePoint afin de réaliser, principalement, l’ensemble de l’architecture fonctionnelle de la solution en fonction des besoins d’affaires qui avaient été exprimés. De la gestion de la taxonomie des informations publiées en passant par les processus de révision, d’approbation et de publication des contenus, gp3 Groupe conseil a également défini les mécanismes facilitant la mise à jour des 4000 pages et plus, diffusées au sein de ce cahier. En parallèle, gp3 a veillé à assurer un transfert de connaissances important au sein de la CARRA afin d’assurer l’évolution en interne de la solution. Aussi, gp3 a accompagné l’ensemble des travaux d’analyse et de réalisation pour faciliter les travaux et la coordination entre l’équipe de réalisation et le client.

L’un des principaux défis a été de favoriser au maximum la réutilisation de composants natifs de la plateforme Office SharePoint Server, leur paramétrage, et d’identifier quels composants devaient être développés afin de combler les manques face aux besoins opérationnels exprimés pour assurer la gestion du Cahier et de son contenu. De même, la convivialité des outils de rédaction du contenu ainsi que du moteur de recherche ont représenté deux aspects majeurs de la solution.

Pour découvrir le Cahier des normes, vous pouvez vous rendre via votre fureteur à l’adresse suivante : http://cdn.carra.gouv.qc.ca/Pages/Accueil.aspx

Aujourd’hui j’aimerais vous parler d’architecture d’information, une discipline dans laquelle j’ai beaucoup de plaisir à travailler lors de mes mandats.

L’architecture d’information, en quelques mots, va permettre à une entité (équipe, direction, organisation) de structurer, de catégoriser, de hiérarchiser et d’évaluer l’ensemble de ses «actifs informationnels» (Documents, expertises, connaissances, données) critiques pour elle, afin de les exploiter de manière optimale, de les faire évoluer et ainsi d’optimiser les efforts liés à la réalisation de ses objectifs stratégiques.

L’architecture de l’information prend naissance à un niveau stratégique et organisationnel, mais selon la maturité de l’organisation, elle sera implémentée dans un système plus ou moins intégré de gestion de l’information, avec des processus inhérents à cette solution, voire des rôles.

Aussi, je vous propose de lire le résumé d’une publication très pertinente sur la question de la maturité organisationnelle, orientée sur l’architecture de l’information. Cette publication a été rédigé par Hong Sik Kim, de la Korea Polytechnique University, et Sungwook Moon, de ComponentBasis, et publié dans l’ouvrage collectif Advances in Government Enterprise Architecture. L’article résumé est quant à lui rédigé par Isabelle Vachon, chargée de projet et coordonnatrice du bureau de l’Abitibi-Témiscamingue, CEFRIO, et paru dans le Bulletin d’information e-Veille de Mars 2010, publié par les Services Gouvernementaux du Québec.

On peut y trouver un modèle à cinq niveaux de maturité, le niveau 5 étant le plus mature pour une organisation.

Globalement, une organisation au niveau de maturité 1 commence à peine sa réflexion sur l’architecture de son information et n’est pas prête à l’implémenter dans une solution technologique appropriée.
Une organisation de niveau 3 aura réussi à établir l’architecture de son information pour l’enmsemble de ses directions et équipes, et est prête désormais à investir dans l’implémentation et le déploiement global d’une solution de gestion de l’information, pour toute l’organisation donc (Le niveau 2 se limite à des preuves de concept et des projets pilotes).
Enfin, une organisation aura atteint le niveau 5 de maturité pour son architecture de l’information lorsque :
- sa solution technologique sera déployée et exploitée par toutes les directions et équipes
- ET qu’elle aura établi des principes, des règles, et des processus d’amélioration continue pour gérer son information de manière optimale.

Je pense que le modèle établi par Hong Sik Kim et Sungwook Moon pourraient intégrer une variable supplémentaire, celui de sa capacité à définir des rôles et responsabilités dédiées à la gestion et l’architecture de son information. Ces rôles peuvent être de différents types, tels que gestionnaire, archiviste, libraire, responsable de veille (Pour plus de détails sur les rôles, je vous invite à lire le chapitre 7 du livre «Gestion stratégique des connaissances») . Par contre, je ne pense pas que de tels rôles et responsabilités puissent être mis de l’avant avant d’atteindre un niveau de maturité 4.

Et vous, à quel niveau pourriez-vous classer votre organisation ?