Archive pour la Catégorie 'Outil de gestion de projet'

Comment les organisations tardent à avoir des bénéfices….

La fable de la cigale et la fourmi revisitée ou comment ne pas avoir rapidement de bénéfice….

L’été est là.

La cigale se prélasse sous les doux rayons du soleil. La chaleur est au rendez-vous.

La fourmi, elle, a consulté les statistiques et sait que l’hiver fatalement arrivera.

Aussi, elle regarde immédiatement les meilleurs moyens de chauffage pour ne pas être prise au dépourvue et tenir compte de son budget limité.  Elle choisit rapidement le chauffage au propane.  Un  bon choix.  Peut-être pas le meilleur, mais au moins elle sera au chaud.

L’automne arrive.  Notre amie la cigale s’aperçoit que finalement l’été s’est terminé comme à toutes les années.  Imperturbable, elle s’achète un manteau.  C’est économique et ça garde au chaud.

L’hiver est arrivé.  La fourmi est bien confortable dans sa demeure chauffée.  La cigale prend conscience que le manteau ne sera pas suffisant.  Elle en achète un deuxième et bien qu’ayant de la difficulté à se déplacer, elle entreprend une étude sur les systèmes de chauffage.  Ne voulant pas se tromper, elle procède à une cueillette des besoins, à l’analyse des données comparatives, fait venir des fournisseurs de système de chauffage, demande des démonstrations, analyse les coûts, s’interrogent sur le meilleur moyen de rester au chaud.  Est-ce l’énergie solaire? Les thermopompes? La géothermie? Le radiant? Les plinthes électriques? Le chauffage central? Au bois? Au propane?  On forme un comité.  Puis un deuxième devant la complexité de la tâche.  On pense à en former un troisième représentatif de la clientèle visée, puis un quatrième pour contrôler les dépassements prévisibles et garantir l’obtention des bénéfices.

Pendant ce temps,  le temps est de plus en plus froid.  La cigale s’achète un troisième et un quatrième manteau.  Elle est maintenant pratiquement paralysée, mais poursuit son étude.  Est-ce que la solution A demande moins de changement que la B? Est-ce que le confort de C est mieux que A?  Est-ce que l’énergie requise sera encore disponible dans 30 ans?  Autant de questions pertinentes, mais pendant ce temps les manteaux usent, les températures chutent et la cigale bouge de moins en moins.

Elle achète de nouveaux manteaux et la voilà maintenant paralysée, mais elle poursuit son étude.  Le coût total des manteaux dépasse maintenant le coup du chauffage au propane de la fourmi.

Finalement près du but, le printemps arrive.  La fourmi qui a passé un hiver bien au chaud est prête pour de nouveaux travaux.  La cigale engourdie retire un à un ces manteaux.  Elle perd de vue la priorité d’avoir un système de chauffage pour l’hiver prochain.  Maintenant que le temps est chaleureux et que les rayons de soleil la cajolent, pourquoi se soucier du froid?  De toute façon le budget est épuisé.

Et si par hasard l’hiver passé était le dernier.  Peut-être pas pour son organisation, mais pour elle?  Elle songe à la retraite. Au pire, on reprendra à l’hiver prochain.  C’est tellement facile acheter des manteaux….

Voici en caricature le mode de fonctionnement de bien des organisations en ce qui a trait à la mise en place de modes de gestion éprouvés.  On cherche de midi à quatorze heures, on ne fait aucune économie et n’obtient aucun bénéfice.

Ainsi, bien que des solutions simples et efficaces existent en gestion de portefeuille de projets ou en gestion de projets, on préfère se réfugier derrière des prétextes maintenant dépassés sur l’importance des changements ou sur les impacts à court terme.  Pendant ce temps, les projets ne respectent pas leur échéancier, défoncent leur budget et ne répondent pas aux attentes.

On continue d’improviser en gestion.  Comme avec les manteaux, on a les résultats en conséquence. Force est de constater que des gestionnaires ayant le courage d’apporter la modernité dans la gestion de leur organisation sont plutôt rares.

Quorum, un superbe outil d’intégration de l’information

Déjà spécialiste de la technologie Sharepoint et du progiciel EPM, gp3 a voulu, en développant la solution Quorum, répondre non seulement à un besoin d’intégration de ces deux outils, mais aussi à une nécessité plus globale de traiter de manière intégrée l’information à travers les processus d’affaire des organisations, en tenant compte des différents supports et outils utilisés pour déployer cette information et ces processus.

S’appuyant sur les outils EPM et MOSS de Microsoft, Quorum s’adresse aux organisations dont les processus d’affaires sont déjà établis, visant principalement les processus de gestion de projets et de gestion documentaire, et permet, via la technologie Sharepoint, de lier ces processus entre eux en intégrant l’information qui les concerne et qu’ils partagent.

La plateforme Quorum est divisée en trois grandes sections :

  1.  la Gestion des informations de l’entreprise, qui permet de faire la modélisation des processus;
  2. Gestion des projets de l’entreprise, qui, s’adaptant à la méthodologie de gestion de projet privilégiée, se subdivise en espace de travail pour chacun des projets ouverts dans l’entreprise;
  3. Gestion documentaire, qui regroupe tous les gabarits de l’entreprise, et qui permet de faire l’archivage légal des documents administratifs.  

Ces trois grandes sections sont liées entre elles par des flux de travail qui se déclenchent lorsqu’on intervient sur une activité identifiée dans un processus. Ainsi, la création d’une demande de projet pourrait déclencher l’ouverture d’un espace de travail pour le projet, des demandes d’identification de responsables, de formation d’équipe de projet, ainsi qu’un flux d’approbation des biens livrables.

La vidéo suivante donne un avant-goût des possibilités qu’ouvre Quorum aux entreprises qui veulent aller plus loin dans l’intégration de toute l’information sur laquelle reposent leurs processus.

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