Archive pour la Catégorie 'Gestion de projet'

Comment les organisations tardent à avoir des bénéfices….

La fable de la cigale et la fourmi revisitée ou comment ne pas avoir rapidement de bénéfice….

L’été est là.

La cigale se prélasse sous les doux rayons du soleil. La chaleur est au rendez-vous.

La fourmi, elle, a consulté les statistiques et sait que l’hiver fatalement arrivera.

Aussi, elle regarde immédiatement les meilleurs moyens de chauffage pour ne pas être prise au dépourvue et tenir compte de son budget limité.  Elle choisit rapidement le chauffage au propane.  Un  bon choix.  Peut-être pas le meilleur, mais au moins elle sera au chaud.

L’automne arrive.  Notre amie la cigale s’aperçoit que finalement l’été s’est terminé comme à toutes les années.  Imperturbable, elle s’achète un manteau.  C’est économique et ça garde au chaud.

L’hiver est arrivé.  La fourmi est bien confortable dans sa demeure chauffée.  La cigale prend conscience que le manteau ne sera pas suffisant.  Elle en achète un deuxième et bien qu’ayant de la difficulté à se déplacer, elle entreprend une étude sur les systèmes de chauffage.  Ne voulant pas se tromper, elle procède à une cueillette des besoins, à l’analyse des données comparatives, fait venir des fournisseurs de système de chauffage, demande des démonstrations, analyse les coûts, s’interrogent sur le meilleur moyen de rester au chaud.  Est-ce l’énergie solaire? Les thermopompes? La géothermie? Le radiant? Les plinthes électriques? Le chauffage central? Au bois? Au propane?  On forme un comité.  Puis un deuxième devant la complexité de la tâche.  On pense à en former un troisième représentatif de la clientèle visée, puis un quatrième pour contrôler les dépassements prévisibles et garantir l’obtention des bénéfices.

Pendant ce temps,  le temps est de plus en plus froid.  La cigale s’achète un troisième et un quatrième manteau.  Elle est maintenant pratiquement paralysée, mais poursuit son étude.  Est-ce que la solution A demande moins de changement que la B? Est-ce que le confort de C est mieux que A?  Est-ce que l’énergie requise sera encore disponible dans 30 ans?  Autant de questions pertinentes, mais pendant ce temps les manteaux usent, les températures chutent et la cigale bouge de moins en moins.

Elle achète de nouveaux manteaux et la voilà maintenant paralysée, mais elle poursuit son étude.  Le coût total des manteaux dépasse maintenant le coup du chauffage au propane de la fourmi.

Finalement près du but, le printemps arrive.  La fourmi qui a passé un hiver bien au chaud est prête pour de nouveaux travaux.  La cigale engourdie retire un à un ces manteaux.  Elle perd de vue la priorité d’avoir un système de chauffage pour l’hiver prochain.  Maintenant que le temps est chaleureux et que les rayons de soleil la cajolent, pourquoi se soucier du froid?  De toute façon le budget est épuisé.

Et si par hasard l’hiver passé était le dernier.  Peut-être pas pour son organisation, mais pour elle?  Elle songe à la retraite. Au pire, on reprendra à l’hiver prochain.  C’est tellement facile acheter des manteaux….

Voici en caricature le mode de fonctionnement de bien des organisations en ce qui a trait à la mise en place de modes de gestion éprouvés.  On cherche de midi à quatorze heures, on ne fait aucune économie et n’obtient aucun bénéfice.

Ainsi, bien que des solutions simples et efficaces existent en gestion de portefeuille de projets ou en gestion de projets, on préfère se réfugier derrière des prétextes maintenant dépassés sur l’importance des changements ou sur les impacts à court terme.  Pendant ce temps, les projets ne respectent pas leur échéancier, défoncent leur budget et ne répondent pas aux attentes.

On continue d’improviser en gestion.  Comme avec les manteaux, on a les résultats en conséquence. Force est de constater que des gestionnaires ayant le courage d’apporter la modernité dans la gestion de leur organisation sont plutôt rares.

Introduction à l’Agilité

La méthode à Gilles (agile) ?

Depuis quand les méthodes agiles auraient-elles fait leur apparition ? Seraient-elles antérieures au Manifeste Agile ? Les démarches (RAD, SCRUM, XP) ont-elles quelque chose de commun ? http://www.agilemanifesto.org/

Ces pratiques peuvent s’appliquer à divers types de projets, mais semblent se limiter, présentement, au secteur du développement informatique. Ces approches se veulent itératives, incrémentales et adaptatives. Si on regarde de près le domaine du développement informatique, on comprend mieux pourquoi ces méthodes ont eu du succès plus rapidement que dans les autres secteurs. L’origine des méthodes agiles est liée à l’instabilité de l’environnement technologique et au fait que le client est souvent dans l’incapacité de définir ses besoins de manière exhaustive dès le début du projet.

Le but de l’Agilité est d’augmenter le niveau de satisfaction des clients tout en rendant le travail de développement plus facile. Le terme « agile » fait ainsi référence à la capacité d’adaptation aux changements de contexte et aux modifications de spécifications intervenant pendant le processus de développement. Les méthodes agiles prônent 4 grandes valeurs et 12 principes (http://www.agilemanifesto.org/).

Les avantages sont de disposer plus rapidement de quelque chose qui marche sans attendre le big bang d’une livraison d’ensemble avec une méthode classique. On peut aussi mieux maîtriser le budget en décidant par exemple d’arrêter les développements sur un niveau fonctionnel réduit, mais opérationnel.  

À mon avis, cette nouvelle approche pour gérer les projets informatiques se fera de plus en plus populaire. Contrairement à maintenant, où la technologie dicte les règles aux utilisateurs, ces méthodes redonneront le contrôle aux utilisateurs qui sont les clients et les payeurs.

Fiction ou réalité?

 

La collaboration au service de la gestion de projet

Le 29 septembre dernier (2009 donc) gp3 a eu le plaisir de présenter sa vision de la collaboration vis à vis de la gestion de projet, ceci dans le cadre des activités du PMI Québec.

Les questions soulevées par cette présentation sont, de manière non exhaustive, les suivantes :

  • Que signifie la collaboration dans un contexte d’hyper-connectivité technologique et de communication en temps-réel ?
  • Quels outils soutiennent les activités de collaboration ?
  • Sur quels domaines de connaissances les activités de gestion de projet devraient-elles s’appuyer pour augmenter la qualité des travaux requis ?
  • Les réseaux, la dynamique dénommée « 2.0″, peuvent-ils s’inscrire dans un contexte de gestion de projet ?
  • La collaboration crée et fait évoluer l’information. Comment vit cette information ? Sous quelle forme? Peut-on la canalyser à travers des processus concrets ?

Sans plus attendre, nous vous invitons à en prendre plus ample connaissance en consultant ce lien.

Nous serions ravis de pouvoir échanger avec vous sur le sujet.

Bonne lecture !

Quorum, un superbe outil d’intégration de l’information

Déjà spécialiste de la technologie Sharepoint et du progiciel EPM, gp3 a voulu, en développant la solution Quorum, répondre non seulement à un besoin d’intégration de ces deux outils, mais aussi à une nécessité plus globale de traiter de manière intégrée l’information à travers les processus d’affaire des organisations, en tenant compte des différents supports et outils utilisés pour déployer cette information et ces processus.

S’appuyant sur les outils EPM et MOSS de Microsoft, Quorum s’adresse aux organisations dont les processus d’affaires sont déjà établis, visant principalement les processus de gestion de projets et de gestion documentaire, et permet, via la technologie Sharepoint, de lier ces processus entre eux en intégrant l’information qui les concerne et qu’ils partagent.

La plateforme Quorum est divisée en trois grandes sections :

  1.  la Gestion des informations de l’entreprise, qui permet de faire la modélisation des processus;
  2. Gestion des projets de l’entreprise, qui, s’adaptant à la méthodologie de gestion de projet privilégiée, se subdivise en espace de travail pour chacun des projets ouverts dans l’entreprise;
  3. Gestion documentaire, qui regroupe tous les gabarits de l’entreprise, et qui permet de faire l’archivage légal des documents administratifs.  

Ces trois grandes sections sont liées entre elles par des flux de travail qui se déclenchent lorsqu’on intervient sur une activité identifiée dans un processus. Ainsi, la création d’une demande de projet pourrait déclencher l’ouverture d’un espace de travail pour le projet, des demandes d’identification de responsables, de formation d’équipe de projet, ainsi qu’un flux d’approbation des biens livrables.

La vidéo suivante donne un avant-goût des possibilités qu’ouvre Quorum aux entreprises qui veulent aller plus loin dans l’intégration de toute l’information sur laquelle reposent leurs processus.

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Comment combiner méthodes (expertise métier), disponibilité et échéancier?

Une des difficultés de la gestion de projets (et par extension des processus et des personnes) est de combiner les méthodes métiers (processus de production) avec les ressources clés qui maîtrisent les méthodes, en fonction du respect d’un échéancier de projet.

À l’échelle d’une équipe réduite (moins de 10 membres), ce problème se résout relativement facilement.  Les membres de l’équipe peuvent échanger sur les meilleures pratiques et s’aider mutuellement dans l’utilisation optimale des processus métiers.  Ces mêmes membres connaissent leur niveau de complémentarité respectif et, lorsque questionnés sur les délais et les efforts, apportent des réponses plus qu’adéquates.  Bien souvent les méthodes de gestion de projet sont mal perçues par ces équipes car elles viennent alourdir un processus de gestion relativement simple en les encadrant de façon trop rigide.  Actuellement, la réponse organisationnelle à cette impression de rigidité est le recours aux méthodologies agiles qui prônent, avec raison, la souplesse.

Par contre, lorsque la taille des équipes devient plus importante, le gestionnaire de projet peut difficilement prévoir les délais de façon précise, en consultant directement chaque expert.  Les techniques de gestion de projet y répondent en utilisant principalement le WBS (Work Breakdown Structure).  Toutefois le découpage d’un projet en sous-composants a ses limites et, tôt ou tard, un « expert » devra évaluer les délais de livraison requis, peu importe la taille de l’élément de travail.

Une autre réponse consiste à limiter la taille des équipes.  Bien que très efficace au niveau des résultats, cette approche l’est beaucoup moins au niveau de l’efficience : chaque équipe devient potentiellement le nouvel élément d’un organigramme hiérarchique de plus en plus complexe à gérer et demandant des efforts importants dans un contexte où les frais de gestion de projet doivent être limités le plus possible.

La solution passe potentiellement par le recours aux réseaux sociaux et à la cartographie des connaissances. La cartographie permet de compiler les informations sur la complémentarité des équipiers et d’identifier les acteurs clés de toutes estimations utilisables.  Les réseaux sociaux facilitent les échanges entre les équipiers et autres confrères (consoeurs) de travail pour valider les estimés.

Des expérimentations récentes tendent à prouver que cette voie se veut efficace et pleine de promesses.  À quand des résultats de recherche concrets ?

L’autre voie est celle des logiciels d’estimation.  Cette voie est expérimentée depuis plusieurs années, mais n’a pas encore donnée les résultats attendus.  Elle présuppose bien souvent que les estimateurs sont les experts métiers.  Depuis quelques temps, on voit apparaître des outils d’estimation comme Expertisa et autres qui favorisent le travail d’estimation en équipe.  Ces deux voies sont à analyser, dans les prochains mois, pour en saisir tout le potentiel.

La meilleure musique pour « gérer » un projet

On le sait, les chargés de projet ont des caractères particuliers : grande tolérance aux risques, à l’aise devant les situations confuses et habiles à naviguer dans le « flou ». Difficile de savoir ce qui leur passe par la tête !

Mais selon vous et votre  expérience, quelle est la meilleure musique pour gérer un projet ? Quel artiste/auteur/compositeur vous semble le plus inspirant ? Que fredonnez-vous dans les étapes de planification ? de risques ? de points en suspens ? de revue de projets ?

Voici les chansons qui reviennent régulièrement dans mon cas :

  • Planification : Metallica\Enio Morricone : The Extasy of Gold
  • Points en suspens : Tom Cochrane : Human Race (Knock me down and I’ll get back up…)
  • Revue de projet : Bizet : Carmen, L’amour est un oiseau rebelle
  • Fin d’un projet : le silence…

Et vous ?